Эффективный алгоритм информационного менеджмента

В ближайшие два года общий объем информации в мире будет ежегодно увеличиваться в шесть раз, объем корпоративных данных — в 50 раз. Вся эта информация нуждается в грамотном хранении, обработке, упорядочении, управлении и передаче.

Вас нет на рабочем месте. Но записанный на автоответчик стационарного телефона текст автоматически попадет в вашу электронную почту в виде звукового файла. Имея доступ к почте через мобильный телефон, вы получаете нужную запись в считанные секунды. Проделать такой маневр позволяет единая система управления коммуникациями (unified communications), которая позволяет объединить такие автономно работающие устройства, как электронную почту, стационарный и мобильный телефоны, факс и систему видеоконференц-связи. Объединение и интеграция различных технологий и создание единого «организма» из всех существующих систем и устройств – основная тенденция в области управления информацией или информационного менеджмента.

Управление информацией

Огромное помещение. Вдоль стен выстроились старые блочные щиты управления, похожие на габаритные шкафы. Такими пользовались еще в прошлом веке для управление энергоблоками, они же используются и теперь. В этой же комнате по соседству расположились новенькие компьютеры  с плазменными мониторами – современный аналог архаичных блочных щитов. Мы — в блоке управления Кураховской ТЭС (принадлежащей компании ДТЭК), построенной в 40-х годах прошлого столетия. На предприятии проводится модернизация – старую технику заменяют новой. ДТЭК создает базу для внедрения объединенных коммуникаций — компания создавалась из нескольких десятков предприятий, находящихся друг от друга на расстоянии десяти и больше километров. Еще недавно IT-инфраструктура каждого предприятия ДТЭК была обособлена, здесь работали сотни серверов, построенных на различных технологиях. Сегодня стратегическая задача менеджмента компании – разработка единой системы управления информацией, внедрение общих правил работы, создание условий для эффективного циркулирования информации внутри компании, оперативного обмена знаниями.

В компании ДТЭК  затраты на обеспечение информационной и операционной деятельности в области IT  составляют  несколько десятков миллионов гривен в год

Объединяющий тренд привел к созданию комплексной системы управления всеми функциями, которая выстраивается на платформе SAP ERP. Такие системы автоматизируют операционную деятельность. «В этом году мы планируем завершить внедрение данной системы на нашем ОАО «Павлоградуголь», а в ближайшие годы использовать SAP ERP на всех предприятиях компании. Это позволит нам, во-первых, систематизировать большие объемы информации, в первую очередь при планировании, операционном и бухгалтерском учете. Во-вторых, мы сможем уменьшить количество ошибок, повысить прозрачность бизнес-операций, учета, ускорить бизнес-процессы. Кроме того, получим очень большой массив данных для аналитики, что облегчит нашим менеджерам процесс принятия решений и прогнозирования», — рассказывает Сергей Детюк, директор по информационным технологиям компании ДТЭК. Он объясняет, что процесс управления информацией внутри компании не ограничивается IT, а включает в себя также внешние и внутренние коммуникации, связи с инвесторами и т. д. «Если говорить о технической составляющей этого процесса, то система управления информацией разделена между двумя функциями: управление информационной безопасностью и управление информационными технологиями. Первая определяет, какие в компании существуют виды информации и насколько они важны, кто является ее носителем, каковы маршруты и доступы к ней, а также все риски, связанные с этим. А подразделение IT, в соответствии с поставленными задачами и существующими требованиями, выбирает необходимые инструменты, внедряет технологии, которые обеспечат оперативный и надежный доступ к информации», - продолжает Сергей Детюк.

На сегодняшний день ДТЭК – не единственная компания, которая может похвастаться наличием информационного менеджмента. Управление информацией существует в том или ином виде во многих украинских компаниях. Другое дело, что ряд компаний пришли к этому опытным путем.

Современные реалии ведения бизнеса требуют более обдуманного подхода к управлению информацией, чтобы максимально оптимизировать работу компании. Поэтому сегодня у рыночных игроков обслуживание информации распределяется между разными департаментами и сотрудниками в зависимости от целей и задач, которые данная информация призвана решать. Так, например, в компании «Новая линия» управление информационной политикой осуществляется с помощью специального информационно-аналитического отдела, который выделен в отдельную структурную единицу в составе операционного департамента. Данный отдел состоит из пяти человек: руководителя отдела и системных аналитиков, которые по разным критериям и службам анализируют все показатели, необходимые компании для операционной деятельности.

«Аналитики отслеживают бизнес-процессы, разрабатывают различные классификаторы, которые необходимы для IT-системы, следят и наполняют базу данных. Операционные аналитики занимаются отчетностью показателей, которые необходимы для разных служб — анализом продаж, запасов товаров, контролем основных показателей деятельности торгового центра. Есть ассортиментный аналитик, который занимается отчетностью и контролем по ассортименту. Они собирают информацию и распределяют ее по ключевым руководителям. Эта информация дает руководителям своевременно предоставленные данные для работы и принятия решений. Также, отмечают в компании «Новая линия», закуплена и внедрена специальная программа «Квик кью», которая помогает отслеживать все, что происходит с различными показателями, параметрами в торговых центрах.