Аутсорсинг зарплат пока что мало востребован украинским корпоративным сектором. Почему?

Сэкономить 10-30% может компания, отдавая на аутсорсинг расчет заработной платы своих сотрудников. Такова мировая статистика. 

В украинских компаниях экономия внутренних ресурсов стала одной из главных причин передачи функции расчета заработной платы аутсорсеру. Второй равнозначный мотиватор — снижение рисков несоблюдения требований законодательства, что вполне резонно. Ведь аутсорсер в данном случае оказывает профессиональный финансовый сервис, который может подтверждаться внешним и внутренним аудитом. На третьем месте — обеспечение конфиденциальности, что в мировой практике является одним из главных преимуществ аутсорсинга зарплат. В числе иных мотиваторов украинских компаний — соблюдение глобальной корпоративной стратегии, общекорпоративных правил и стандартов бизнеса, слишком маленький штат компании для того, чтобы иметь штатного бухгалтера, либо наличие в штате экспатов, что сопряжено с определенной спецификой  при начислении зарплат. Именно такую картину мотиваторов передачи начисления зарплат на аутсорсинг в украинском корпоративном секторе показывают  результаты общеотраслевого обзора заработных плат и компенсаций «Эрнст энд Янг» за 2010 год. 

Интересно, что если проанализировать процент компаний, делегировавших функцию расчета заработных плат в динамике за несколько лет (2008-2010 годы, согласно тому же исследованию), получится интересная тенденция. 

С одной стороны, в 2010 году по сравнению с 2008-м  число украинских компаний, передающих начисление зарплаты на аутсорсинг, возросло почти в три раза (с 7 до 20% соответственно). С другой — растущая динамика обусловлена в первую очередь не такими факторами, как, например, повышение конфиденциальности информации по зарплатам или прозрачности расчетов, а в основном экономией ресурсов. «Если у вас на двух предприятиях сидят по два бухгалтера, то при передаче функции аутсорсеру вместо четырех бухгалтеров будет достаточно трех», — аргументирует Татьяна Сальникова, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис-Украина» (компания, выполняющая функцию подобного аутсорсинга).

Что передавать

Аутсорсинг зарплат подразумевает, что компания не формирует специально должность отдельного бухгалтера или штат бухгалтеров, которые занимаются заработной платой, а отдает ее расчет на аутсорсинг сторонней компании. Последняя, располагая данными, необходимыми для расчета зарплат, которые передает ей заказчик, осуществляет регулярные начисления. При этом аутсорсер может производить расчет не только зарплат, но и дополнительных выплат сотруднику — отпускных, по уходу за ребенком и пр. То есть аутсорсинг может включать полный спектр услуг — от расчета зарплат и выплат сотрудникам до подготовки соответствующей отчетности в фискальные органы (в частности, в Пенсионный фонд по единому социальному налогу, в налоговые органы в отношении подоходного налога и т.д.). Также возможен вариант, когда аутсорсер берет на себя подготовку и подачу некоторых видов отчетности в органы статистики. 

Аутсорсеры могут помочь и в решении нестандартных ситуаций. «Например, сотрудники украинской компании, граждане Украины, на несколько лет уезжают работать в другую страну. Для того чтобы человек не терял страховой стаж, провайдер помогает составить договор между сотрудником и Пенсионным фондом, по которому можно добровольно выплачивать взнос в Пенсионный фонд Украины, при этом нести эти расходы будет принимающая сторона. У нас есть такой опыт», — рассказывает Галина Хоменко, старший менеджер налогово-юридического отдела компании «Эрнст энд Янг». Также аутсорсинговые компании обычно берут на себя обязательства по обновлению бухгалтерского программного обеспечения в соответствии с изменениями законодательства. «Заключив договор с IT-компаниями, аутсорсеры имеют возможность достаточно быстро вносить изменения в программное обеспечение в соответствии с законодательством. При этом сам заказчик может не беспокоиться о том, что он должен отслеживать, где какую строчку, колонку или столбик добавить или убрать, где нужно изменить формулировку и т.д.», — рассказывают в «КПМГ Украина».

Делегируя начисление зарплат и другие финансовые функции внешнему провайдеру, компании фактически передают на аутсорсинг свои непрофильные функции и бизнес-процессы, что позволяет им инвестировать освободившиеся ресурсы в основную деятельность и, соответственно, развивать бизнес быстрее. В то же время, несмотря на позитив, коллективу компании не всегда легко принять новую философию. Например, у сотрудников финансовых подразделений переход на аутсорсинг может вызвать опасения, что главная его цель — сокращение финансового персонала. В каких-то ситуациях речь действительно идет об оптимизации внутренних ресурсов. Хотя, рассказывают в компаниях, практикующих подобные подходы, сокращение персонала в таких случаях не обязательно носит тотальный характер. Так, если в подразделении было три штатных бухгалтера, может остаться два. Чаще всего, склонны считать эксперты «большой четверки», грамотный бухгалтер всегда пригодится в компании. В случае перехода на аутсорсинг такой специалист может переквалифицироваться на иные направления работы или даже отвечать за взаимодействие с аутсорсинговой компанией. Ведь в любом случае при аутсорсинге необходимо курировать взаимодействие компании с внешним провайдером.

Виды аутсорсинга

Существуют различные виды аутсорсинга. В зависимости от спектра услуг (только начисление зарплаты или другие финансовые функции), которые делегируются внешнему провайдеру, различают полный и частичный аутсорсинг. «Полный аутсорсинг выбирают преимущественно небольшие компании или представительства иностранных компаний, тогда как крупный бизнес скорее передает на аутсорсинг отдельные участки. Предоставление одной компанией сразу всего спектра аутсорсинговых услуг обеспечивает целый ряд преимуществ, таких как эффективность и комплексность решения задач (синергия), экономия затрат и т.д.  В то же время аутсорсинг заработной платы является относительно автономным и  достаточно трудоемким. В связи с этим, а также учитывая конфиденциальность обрабатываемой информации, его передача сторонней организации сегодня очень широко распространена», — утверждают в «КПМГ Украина». 

На аутсорсинг не всегда отдают начисление зарплат по 100% сотрудников. Например, в компаниях, где зарплаты топ-менеджмента значительно превышают средний уровень по компании, из соображений конфиденциальности предпочитают отдавать на аутсорсинг начисление зарплат высших категорий управленцев. А компании, в которых работают сотрудники-иностранцы, могут аутсорсить начисление зарплат для таких сотрудников в силу специфики и сложности расчетов. «Для наших бухгалтеров достаточно экзотично начислять заработную плату в иностранной валюте, так как это предусматривает ряд дополнительных действий», — резюмирует Галина Хоменко.

Также разделяют внутренний и внешний аутсорсинг.  «Бизнес, который разросся до масштабов огромного холдинга, предпочитает создавать аутсорсинговые центры, входящие в его структуру. Они сами определяют, где именно он должен находиться, сколько сотрудников должен включать и как работать», — объясняют в «Эрнст энд Янг». Типичный пример такой внутренней аутсорсинговой структуры — компания ООО «ТНК-ВР Бизнессервис-Украина», которая ведет учет расчетов с персоналом, равно как и всю остальную бухгалтерию, в «ТНК-ВР Украина». К услугам внешнего аутсорсинга могут прибегать как крупные холдинги, так и более мелкие компании. Для первых может быть слишком накладно содержать большие штаты бухгалтеров, особенно если речь идет о компаниях с развитой региональной сетью. Для вторых может быть накладным содержание штатного бухгалтера и проще передать весь учет внешнему провайдеру. Выбор конкретной модели зависит от целей, которые преследует компания-заказчик, и политики менеджмента. Например, Проминвестбанк пошел по пути поиска внешнего аутсорсера (которым выступил российский кадровый холдинг «Анкор»). «Для обслуживания клиента такого масштаба мы использовали опыт, накопленный в России, а также детально изучили мировой. В итоге была построена структура, которая основана на региональном расчетном центре», — отмечают представители кадрового холдинга.

Делегирование функции расчета (начисления) заработной платы третьим лицам/организациям (аутсорсинг)



* К другим причинам делегирования функции расчета заработной платы в различные годы были отнесены: корпоративные требования, политика компании по аутсорсингу административных функций, делегирование функций начисления заработной платы в отношении иностранцев, отсутствие штатных позиций бухгалтера.
Источник: Общеотраслевой Обзор заработных плат и компенсаций «Эрнст энд Янг» за 2008-2010 гг. В исследовании 2008, 2009, 2010 приняли участие соответственно 143, 152 и 164 компании из различных секторов экономики.

Как внедрить

Определившись с видом и функциями аутсорсинга, компания подходит к вопросу выбора партнера. Это может быть профессиональная консалтинговая компания или кадровый холдинг. Эксперты рекомендуют провести тендер, чтобы выбрать наиболее подходящего партнера. При этом есть несколько вариантов организации работы. Первый — когда специалисты аутсорсинговой компании работают в офисе клиента. Обычно это происходит, когда у клиента имеются особые требования к конфиденциальности. Например, требование, чтобы  информация в отношении определенных расчетов вообще не выходила за пределы фирмы, даже с ее серверов. Или когда нужно адаптировать внутренний учет по украинским стандартам к внутрифирменным стандартам заказчика. В этом случае сотрудники аутсорсинговой компании работают в офисе клиента, где все процессы уже отлажены, настроены и работают как часы (в таком случае нет смысла адаптировать софт аутсорсера под специальные условия). Однако, по утверждениям экспертов, такой вариант применяется на практике не часто. Второй вариант — когда сотрудники аутсорсинговой компании работают в офисе клиента время от времени при возникающей необходимости. И третий — когда аутсорсеры работают у себя в офисе. В этом случае внешний провайдер может создавать в своей структуре подразделение, которое занимается обслуживанием данного клиента. 

В обязательном порядке компания-заказчик и провайдер должны определить перечень информации, которую нужно будет передавать аутсорсинговой компании, а также сроки, форму и способ передачи. В первую очередь речь идет о  личных данных сотрудников (паспортные данные, идентификационный код, трудовой договор и разрешение на трудоустройство, если в компании есть экспаты). Для компаний, которые определенный период времени уже вели деятельность и, соответственно, занимались начислением заработной платы, в число требуемой информации также включаются данные обо всех выплатах сотрудникам как минимум за предыдущий год. Как отмечают практики, первичная документация в любом случае хранится у клиента, у аутсорсинговой компании остаются только копии документов. 

Закончив с передачей данных, компании утверждают процедуры расчета заработной платы. «Есть компании, у которых зарплаты в трудовом договоре с сотрудниками зафиксированы после налогообложения (т.н. Net), а есть до (Gross), и провайдер должен понимать, какая информация будет предоставлена с тем, чтобы корректно произвести начисление согласно законодательству. Кроме информации об окладах, провайдеру также необходима информация о дополнительных видах начислений и дополнительных благах, которые предусмотрены политикой каждой компании либо которые необходимо начислять и выплачивать согласно законодательству (например, для компаний определенных отраслей)», — разъясняет Галина Хоменко, старший менеджер налогово-юридического отдела компании «Эрнст энд Янг». Следующим этапом становится согласование всех видов отчетности, требуемых заказчиком в рамках проекта. Так, кроме отчетов, связанных с начислением зарплаты, предусмотренных законодательством (ежеквартальный расчет доходов, начисленных физлицам, и налогов удержанных, ежемесячная декларация по налогу на доходы физлиц и ежемесячный отчет о социальном взносе), у компании есть внутренние управленческие отчеты, которые провайдер готовит для заказчика в рамках каждого проекта. 

После выяснения всех внутренних процедур между аутсорсером и компанией-заказчиком последняя оформляет договор с банком, в котором обслуживается, для предоставления аутсорсинговой компании возможности доступа к системе «клиент-банк» или других условий, на которых провайдер будет сотрудничать с банком. Общепринятый вариант, когда в офисе аутсорсинговой компании устанавливается модуль для связи с банком, что дает возможность передавать в финучреждение информацию о том, какие суммы должны быть перечислены сотрудникам на зарплатные карточки и в соответствующие госфонды. Как только аутсорсинговая компания подает эту информацию в банк, она информирует клиента о том, что информация уже в финучреждении, и клиент имеет возможность авторизовать соответствующие платежи электронным ключом, который находится у работников компании, имеющих право подписи финансовых документов. «Провайдер не имеет права распоряжаться средствами компании, авторизовать соответствующие платежи могут только ее уполномоченные представители», — добавляет Юлия Никоненко, cтарший менеджер «КПМГ Украина». После этого банк осуществляет необходимые операции. 

Сколько это стоит

Оплата услуг аутсорсинговой компании может осуществляться несколькими путями. Для стабильного и зачастую небольшого количества переданных на аутсорсинг сотрудников компании предпочитают оплату в виде абонентского обслуживания. В остальных случаях заказчик оплачивает фиксированную ставку за каждого сотрудника. «Разброс по стоимости услуг аутсорсинга зарплат очень велик и зависит не только от количества сотрудников, которых компания отдала на обслуживание провайдеру, но и от тех услуг, которые она предоставляет параллельно с расчетом заработной платы», — отмечает Галина Хоменко.

С технической точки зрения никаких особых затрат от компании-заказчика не требуется. Необходимо только согласование с банком доступа для аутсорсинговой компании к системе «клиент-банк» заказчика, чтобы аутсорсер мог в онлайн-режиме передавать соответствующую информацию в банк и после авторизации заказчиком  соответствующие платежи были произведены. Экономия, которую позволяет достичь аутсорсинг зарплат, зависит от специфики аутсорсинга. В целом делегирование этой функции внешнему провайдеру может дать экономию примерно в 10-30%. Даже если в первый год компания не выйдет на экономию относительно модели работы с внутренней бухгалтерией, практика передачи на аутсорсинг заработной платы может обеспечить дополнительную преференцию со стороны налоговых органов. Взяв на себя обязательства открывать определенную информацию в полном объеме и в соответствии с реальными показателями, отмечают в «КПМГ Украина», компания показывает налоговым органам, что у нее нет никаких оптимизационных схем, которые скрывали бы доходы ее сотрудников.

Варианты организации взаимодействия аутсорсинговых компаний с клиентом

Источник: КПМГ Украина