Выйти из сети

У Романа Хмиля две работы. Основная — управляющий директор компании GlobalLogic Ukraine, вторая — пользователь социальных сетей. Он регулярно использует корпоративную соцсеть, Facebook и Twitter для общения с коллегами, партнерами и приятелями. Причем делает это достаточно успешно. Иногда его посты прочитывают несколько сотен пользователей. «Если это правильная целевая аудитория, то это очень хороший показатель, и традиционной рекламой такого эффекта не добьешься», — обосновывает собственную эффективность Роман. Он не делегирует заполнение личного блога на сайте компании PR-группе, а заполняет его сам хотя бы раз в неделю. По его мнению, социальные сети — более удобный инструмент для общения с сотрудниками, чем традиционные совещания. «Нет надобности тратить время на сбор персонала в конкретном месте, чтобы выслушать 40-минутную лекцию», — отмечает г-н Хмиль. 

Служащие и руководители постоянно отвлекаются на iPhone или иной коммуникатор, мейлы, социальные сети — эти инструменты используют не только друзья, но и все чаще их клиенты и коллеги. Вопрос в следующем: как не потеряться во времени, когда постоянно отвлекаешься.

Ошибка планирования

Итальянский экономист Вильфредо Парето еще в XIX веке пришел к выводу, что 80% результатов достигаются за 20% времени. Проблема в том, что нам самим управление этой небольшой частью времени дается непросто по двум причинам: суматохи на рабочем месте и нашей личности. 

По своей природе человек склонен к недисциплинированности. Виновата в том так называемая «ошибка планирования» (planning fallacy) — так ученые называют тенденцию недооценивать количество времени, необходимое для выполнения задания. Нобелевской лауреат по экономике Джордж Акерлоф считает, что всему виной так называемый феномен гиперболического дисконтирования, который означает тенденцию отдавать предпочтение более ранней выплате по сравнению с более поздней. Размах известен каждому: мы с удовольствием пьем кофе, откладывая до последнего реализацию глобального проекта, тогда как продолжаем выполнять мелкие задачи. Психологи считают это нормальным, поскольку краткосрочное вознаграждение привлекательнее, чем вероятные лавры в будущем. Именно поэтому очень важно крупный проект разложить на небольшие составляющие и выполнять их шаг за шагом. Так можно время от времени радоваться небольшим успехам — это позволит не выдохнуться до срока сдачи.

Легче сказать, чем сделать, заметят многие. Особенно на фоне того, какой колоссальный потенциал вознаграждения предлагают такие интернет-сервисы, как Facebook или Twitter. Они облегчают коммуникацию, но зачастую просто отвлекают от работы. В прошлом году rabota.ua проводила всеукраинский опрос, который показал, что 26% респондентов постоянно пользуются социальными сетями и программами передачи мгновенных сообщений в рабочее время для личных целей. Подсчеты, сколько в это время теряют их работодатели, в Украине не ведутся. Но западные корпорации бьют в набат и даже закрывают доступ в соцмедиа. Шутка ли — ежегодно каждый такой сотрудник лишает компанию примерно 7000 евро доходов. Работодатель с 1000 сотрудниками может потерять до 7 млн. евро в год. Там же, где снижается продуктивность, процветает откладывание важных дел — довольно распространенный феномен (см. тест на стр. 44).

Чтобы пользоваться соцсетями наиболее эффективно, нужно выстроить приоритеты по общению в тех или иных сетях, выделить на это четкое время и контролировать его. Юрий Пероганич, директор «Викимедиа Украина» (поддерживает украиноязычный раздел «Википедии») зарегистрирован практически во всех социальных сетях, но у него установлен лимит на общение — 40 минут утреннего времени до начала рабочего дня. В рабочее время он не отвлекается на соцмедиа. «LinkedIn я проверяю ежедневно, так как эта сеть ориентирована именно на профессиональные контакты и контент. А Facebook посещаю дважды в неделю», — делится он.

Делаем профилактику

Немало сотрудников подвержены привычке делать все в последнюю минуту. Их девиз — «Мне нужен цейтнот». Кто делает все в последний момент, вынужден работать быстрее и загоняет себя в стрессовую ситуацию. Психологи предлагают усилить контроль над такими необязательными сотрудникам, использовать с ними методику дробления задач на более мелкие, переход от годового планирования к ежеквартальному или даже помесячному. «Необходимо определить точки контроля и давать оценку проделанной работе. Например, если задача должна быть выполнена 20 числа, совершенно неправильно контролировать ее 19-го. Договоритесь с сотрудником, что вы встретитесь для проверки и согласования исполнения задачи, например, 5-го и 10-го числа с тем, чтобы быть готовыми 18-го. У вас будет один-два дня на коррекцию задания в случае необходимости», — комментирует Елена Ковальчук, тьютор по организационному поведению Эдинбургской бизнес-школы в Украине.

Новые средства программного и технического обеспечения предоставляют большое количество возможностей, но одновременно отвлекают. Так что важно уметь сконцентрироваться на чем-то одном. Психологи и специалисты по работе с персоналом рекомендуют делать перерывы. Они могут повысить работоспособность — при условии, если их правильно дозировать.  

Гибкость работодателя в установлении графика работы также может иметь позитивное влияние на эффективность персонала. Во многих зарубежных компаниях поняли, что заставлять сотрудников пахать в офисе с 8 утра до 6 вечера бесполезно. Сигналом к переосмыслению служит и недавно объявленный инновационный договор с сотрудниками крупной немецкой машиностроительной компании Trumpf. Четыре тысячи сотрудников компании получили возможность «раскроить под себя» рабочий график и каждые два года решать, увеличивать или снижать количество рабочих часов в неделю. Кроме того, они кладут 1000 часов на счет, чтобы к ним вернуться, когда понадобится больше гибкости и свободного времени. 

Уже доказано, что гибкий рабочий график позитивно влияет на кровяное давление, сон и душевное равновесие. Так что не всегда нужны жесткие договоры в плане привязки ко времени. Во многих случаях достаточно правильного стиля руководства, и ваш персонал сможет, даже при активном общении в соцсетях, работать эффективно. Марина Тарасова, менеджер по связям с общественностью Google в Украине, параллельно еще и пользователь социальных сервисов, Google+, Facebook и Twitter. Едет ли Марина со встречи на встречу или находится за рабочим столом — как правило, у нее открыты несколько окон и приложений социальных сетей в ее смартфоне. После совещания или телефонного разговора она сразу же проверяет, что новенького опубликовали в соцетях. Тем не менее у нее нет ощущения, что из-за этого страдает ее продуктивность.