Личная эффективность в эпоху информационной перегрузки

Недавно The New York Times опубликовала интересную зарисовку из жизни собственника небольшой IТ-компании в Калифорнии: одновременно работая с четырьмя информационными потоками — в почте, Twitter и социальных сетях, — он умудрился не заметить жизненно важное письмо от заинтересованного инвестора. Несмотря на огромный объем обрабатываемой информации, эффективность работы этого человека в критический момент оказалась низкой.

Честно говоря, я понимаю этого человека. В далеком прошлом остались времена, когда за несколькими экранами сидели только брокеры. Рабочий и домашний, мобильный телефоны, даже игровая приставка с телевизором — сегодня это все инструменты моей работы. В этом всем немудрено потеряться, но, если правильно использовать технологии, из отвлекающего фактора они превращаются в инструменты повышения продуктивности.

Объем генерируемой в мире информации растет на 60% ежегодно: исследовательская компания IDC подсчитала, что только в 2010 году люди создадут 100 триллионов гигабайт цифровой информации, а это в 18 раз больше, чем во всех книгах, когда-либо опубликованных.

В Украине ситуация не очень отличается. Аналитическая компания InMind провела по заказу «Майкрософт Украина» исследование, которое показало, что в Украине уже сегодня 70% «белых воротничков» отмечают возрастающую нагрузку на работе. Им приходится все больше работать с информацией и документами, при этом они больше времени проводят за работой: четверть опрошенных сказали, что работают вне дома или офиса, и почти половина работает сверхурочно.

По мере того как возрастает информационная нагрузка на сотрудников, возрастают и требования к ним. Кризис в очередной раз напомнил бизнесу о необходимости поддерживать высокий уровень эффективности. Другими словами, сегодняшний работодатель стремится повысить экономическую отдачу от каждого сотрудника. Как же это сделать? Необходимо пойти навстречу тенденциям, которые сегодня проникают в нашу жизнь.

Во-первых, грань между частной жизнью и работой стирается. Сотрудники читают личную почту в офисе, а рабочую — из дому. Они готовы работать по 12 часов в сутки, но при этом ожидают, что смогут воспользоваться рабочим временем для решения личных вопросов. Они заводят персональные странички в социальных сетях  и там зачастую пишут о работе. Поэтому им нужны инструменты, которые позволяют свести воедино их различные информационные потоки и ими эффективно управлять.

Во-вторых, эти изменения требуют полноценной работы сотрудника, вне зависимости от того, в офисе он или нет. Это значит, что сотрудникам нужен полноценный доступ к корпоративной информации и ресурсам, где бы они ни находились. Кстати, по данным аналитической компании Gartner, у 84% организаций в мире есть сотрудники, работающие удаленно. Это неудивительно, ведь скорость принятия решений в бизнесе постоянно возрастает. Как генеральный директор я постоянно на связи — будь то в аэропорту по пути в командировку, на встрече в офисе клиента или дома после окончания рабочего дня. И это не значит, что моя личная жизнь страдает: напротив, я успеваю пообщаться с детьми и поработать с почтой и корпоративными ресурсами, когда дети уснут.

И, наконец, третья значимая тенденция — возрастающая важность совместной работы. Бич многих офисов — версии одного и того же документа, которые бродят по электронной почте между многочисленными участниками процесса, пока окончательно не запутаются. Сколько раз вам приходилось долго сравнивать две почти идентичные версии договора, пытаясь вручную найти последние правки юристов контрагента и вашего бухгалтера?

Американский исследователь Джефф Ирби подсчитал, что средний работник тратит около 40% своего времени на обработку информации вместо того, чтобы работать с самими данными. Всего этого можно избежать, если правильно использовать средства совместной работы.

Значит ли это, что достаточно обзавестись современными IТ-инструментами, и эффективность вашей работы автоматически повысится? Нет, конечно. Ни одна компьютерная программа, ни один смартфон и ни одна методика тайм-менеджмента не предложит универсального рецепта. Я нахожусь в постоянном поиске: анализирую стиль своей работы и подстраиваю различные инструменты под себя. Удобный для себя способ нужно искать самому.